Una scelta di miglioramento tecnologico
La soluzione Neosidea per chi crede che aggiornarsi è importante
Avete già delle strategie pianificate per poter garantire la persistenza dei vostri dati e documenti?
Questa è la prima domanda che viene posta a qualunque impresa ove si desideri automatizzare e mettere in sicurezza il proprio patrimonio digitale e purtroppo la risposta solita è: beh, ogni fine settimana copiamo tutti i documenti su un HD esterno.
Cerchiamo di comprendere quelle che sono le problematiche relative ad una cattiva gestione dei backup e delle procedure di storicizzazione dei dati per comprendere come salvare su un HD esterno sia una misura di backup ma non sufficiente.
Qualche tempo fa sono stato chiamato da uno studio associato di avvocati che aveva una serie di postazioni non collegate tra loro in un comune organigramma ma che condividevano solo la rete internet.
Ognuno degli operatori per poter trasferire le informazioni da una macchina all’altra e per poter operare sulle pratiche doveva o spedirle via e-mail o copiarle fisicamente su una chiavetta USB e portarle sulla propria postazione.
Questo vuol dire che se in media un documento di una pratica viene rivisto almeno quattro volte nel corso della propria stesura l’operatore provvedeva a generare la propria versione, la copiava sulla chiavetta, copiava il documento sulla postazione dell’avvocato, il quale lo rivedeva indicando alcuni appunti, l’operatore ricopiava il documento aggiornato sulla chiavetta lo riportava sulla sua postazione, cancellando la versione precedente, completava gli appunti indicati e poi ricominciava il giro per altre tre volte.
Questa situazione comporta due grandi problemi:
1- L’avvocato non aveva mai la versione definitiva del documento sulla propria postazione, o comunque non poteva essere certo che lo fosse.
2- I documento se una delle due macchine si fosse guastata si sarebbe perso o comunque non sarebbe stato possibile sapere lo stato dello stesso se non rifacendo nuovamente tutta la revisione.
La modalità che era presente nello studio si era ormai radicata, nel corso del tempo, al punto tale che anche gli operatori erano convinti che non fosse possibile fare in modo diverso, così ho provato a fornirgli un’alternativa senza imporre alcuna rivoluzione tecnologica dicendogli di provare ad utilizzare sia la soluzione offerta sia la loro attuale modalità di lavoro e di vedere quale delle due si sarebbe prestata meglio allo svolgimento delle proprie attività.
Attraverso il supporto di alcuni sistemisti abbiamo installato un server, condiviso cartelle con diritti differenti per permettere ad ognuno degli avvocati dello studio di poter accedere secondo le loro politiche di condivisione, condiviso stampanti, centralizzato la posta elettronica e innestato un sistema di backup automatico locale (su supporti esterni) ed uno remoto (su uno storage server di un data center).
L’operazione è stata un grande successo!
Mano a mano che veniva scoperto il funzionamento di quella configurazione dove chi può, vede tutte le informazioni aggiornate senza dover trasferire nulla, senza mandare mail o copiare su chiavetta; mano a mano che venivano scoperte le possibilità di poter condividere attività, appuntamenti e contatti e che era possibile avere sempre tutto sotto controllo senza dover più inseguire gli appuntamenti coi clienti che gli assistenti diligentemente prendevano e sovrapponevano, il sistema è entrato a regime.
Oggi quello studio lavora meglio e con più serenità sapendo che tutti i dati che trattano sono registrati e salvati con un’elevata garanzia di persistenza, che in qualunque momento possono accedere all’ultima versione dei documenti senza dover richiedere sempre aggiornamenti che non perderanno mai più una mail e che potranno consultare un’agenda sempre organizzata.
La morale è che spesso siamo noi stessi ad imporre delle resistenze al miglioramento in tutti gli ambiti ma in particolare nella propria vita professionale, spesso rispondiamo alle innovazioni “mah, noi siamo sempre andati bene così…” e probabilmente è vero ma per quanto andrete ancora bene così?
e se per qualche motivo qualcosa non andasse più bene così?
è meglio aspettare il disastro che inevitabilmente arriverà o migliorare ed aggiornarsi così da poterlo evitare prima che succeda?
Se non si fa manutenzione alla propria abitazione e non si cerca di migliorarla di continuo dopo vent’anni ci si troverà a doverla buttare giù e ricostruire da capo… si può fare, ma è conveniente?