OTJ: Intranet aziendale per la gestione dei processi interni ed interfaccia verso i clienti
INTRANET AZIENDALE PER DIALOGARE COI CLIENTI
INTRANET AZIENDALE PER DIALOGARE COI CLIENTI
OTJ: Intranet aziendale per la gestione dei processi interni ed interfaccia verso i clienti
Il progetto di intranet aziendale OTJ nasce da un contesto particolare e tutto italiano del grouppo OTJ, azienda leader nella formazione aziendale sulla sicurezza e gestione dei processi aziendali.
Data la notevole distribuzione delle competenze ed esigenze dei clienti, OTJ è divisa in varie Unit, che spaziano dalla sicurezza sul lavoro per realtà civili, dalla sicurezza in ambito aeroportuale, alla formazione e gestione delle emergenze fino alla gestione dei processi di accreditamento e selezione dei fornitori.
In un contesto come questo è immediatamente chiaro quanto diventi indispensabile gestire le comunicazioni con i vari interlocutori efficacemente, coordinare le risorse umane ed avere un allocazione di lavoro strutturato, orari ecc.
Facendo riferimento all'azienda capo gruppo OTJ, al fine di gestire le risorse al meglio, si è avvertita sempre più l’esigenza di avere una intranet moderna ed efficace per coordinare le proprie unità operative e le attività volte ad offrire i servizi ai clienti e contestualmente a comunicare con questi ultimi in modo organizzato ed tempestivo.
L'intranet perfetta per le esigenze OTJ doveva essere al tempo stesso uno strumento di agevolazione per i vari responsabili di divisione ed integrata con i sistemi interni già esistenti, la soluzione doveva essere inoltre adattata alle dinamiche di lavoro spesso specifiche per ogni cliente.
Insomma, serviva un sistema sviluppato ad-hoc capace di integrarsi bene nel contesto operativo sia dell'azienda OTJ sia delle sue aziende Clienti creando una piattaforma trasversale ed integrata.
Neosidea ha collaborato con tutte le Unit OTJ per la messa a punto di un portale intranet di grande impatto aziendale: OTJ Intranet Portal.
Il compito più impegnativo che gli è stato attribuito, ed uno dei motivi principali per cui è stato concepito il portale stesso, è quello di regolare i flussi documentali ed informativi.
A seguito dei picchi di lavoro previsti secondo i diversi andamenti aziendali, viene distribuito il lavoro sulle risorse interne automaticamente in funzione del loro carico operativo.
La gestione delle attività assegnate e la soddisfazione delle richieste genera un flusso coordinato di informazioni e documenti che in modo automatico ed immediato vengono contestualizzati per il cliente e resi ad esso disponibile attraverso un accesso web al portale intranet.
Altamente funzionale e di gran rilievo in questo ambito è l’opzione di avviso tramite sms e email, che ha snellito notevolmente le vecchie procedure manuali di notifica, che presentavano una serie di problematiche evidenti.
Il portale OTJ diventa così un ausilio digitale imprescindibile
Concretamente il portale prevede un login per ogni dipendente da cui si accede privatamente e da cui si si possono effettuare diverse operazioni e nella sua interfaccia web pubblica un login per i clienti mediante cui è possibile accedere alle proprie aree documentali.
Grazie anche alla sensibilità dell’attuale responsabile, il quale ha voluto questo progetto, attraverso questo strumento si sono ottenuti risultati importanti sia per dipendenti che per il management, che si avvicina ai dipendenti, ai clienti e li coinvolge tramite un informazione continua di ogni azione aziendale grazie ad un sistema di notifiche puntuale e chiaro.
Il risultato finale del progetto va-lentina è:
Il successo del progetto è evidente: è ormai una soluzione insostituibile ed è in continua evoluzione, perfettamente integrata con gli altri sistemi interni, a dimostrazione di come un software ad uso interno, molto articolato e con finalità molto serie, possa avere un'attenzione particolare alla semplicità d'uso e di interazione con grandi volumi di informazioni.