va-lentina: l’intranet di nuova generazione
L'INTRANET AZIENDALE SEMPLICE E FUNZIONALE
L'INTRANET AZIENDALE SEMPLICE E FUNZIONALE
va-lentina: l’intranet di nuova generazione
Il progetto di intranet aziendale va-lentina nasce da un contesto particolare e tutto italiano della multinazionale IHI Corporation (Ishikawajima-Harima Heavy Industries), società industriale giapponese tra le più rilevanti al mondo, fondata nel 1853 e quotata alla borsa di Tokyo, forte di 8 macro stabilimenti in Giappone e di oltre 250 subsidiaries nel cinque continenti.
Data la sua notevole dimensione, IHI è divisa in varie Unit, che spaziano dalle strutture civili e off-shore alla cogenerazione di energia, dai motori aeronautici e aerospaziali ai sistemi logistici di people- e material-handling, fino ai macchinari industriali, agricoli e automobilistici.
Una divisione storica e strategica presiede alla progettazione, sviluppo, produzione e commercializzazione di turbo compressori per la sovralimentazione dei motori automobilistici. La sede italiana, IHI CHARGING SYSTEMS INTERNATIONAL S.p.A, forte di oltre 500 risorse, è articolata tra Cernusco Lombardone e Verderio (LC); qui, in collaborazione con gli altri stabilimenti (in Germania, Giappone, Cina, Tailandia e Stati Uniti) e con gli Headquarter a Yokohama e Heidelberg, produce turbo ad alte prestazioni per le più prestigiose Case costruttrici, tra cui Daimler, Audi, Toyota, Ferrari e Maserati.
In un contesto come questo è immediatamente chiaro quanto diventi indispensabile gestire le risorse umane ed avere un'efficiente allocazione di lavoro, orari ecc.
Facendo riferimento alla realtà italiana di IHI Corporation, al fine di gestire le risorse al meglio, si è avvertita sempre più l’esigenza di avere una intranet moderna ed efficace per comunicare con i propri dipendenti.
L'intranet perfetta per le esigenze del cliente doveva essere al tempo stesso uno strumento di agevolazione per i vari responsabili, e adeguata al loro sistema (quindi una soluzione autonoma rispetto al contesto multinazionale), in tema di legislazione in campo lavorativo, cultura dei rapporti azienda/lavoratore e delle dinamiche di lavoro.
Insomma, serviva un sistema sviluppato in Italia secondo la realtà italiana.
Neosidea ha collaborato con la Unit italiana di IHI per la messa a punto di un portale intranet di grande impatto aziendale: va-lentina.
Il compito più impegnativo che le è stato attribuito, e uno dei motivi principali per cui è stata concepita va-lentina, è quello di regolare i turni di flessibilità, ovvero la messa a punto dei turni sui sabati lavorativi.
A seguito dei picchi di lavoro previsti secondo i diversi andamenti aziendali, viene stabilito il monte ore dei sabati in cui i dipendenti dovranno lavorare e di conseguenza la turnazione che andrà comunicata in anticipo.
Ad essi è infatti richiesta la propria disponibilità sui sabati e questa verrà allocata a rotazione in base giorni necessari.
Altamente funzionale e di gran rilievo in questo campo è l’opzione di avviso tramite sms e email, che ha snellito notevolmente le vecchie procedure manuali di notifica in bacheca fisica, con tutti i problemi del caso.
Va-lentina diventa così un ausilio digitale imprescindibile
Concretamente il portale prevede un login per ogni dipendente da cui si accede privatamente e da cui si si possono effettuare diverse operazioni:
In pratica permette da un lato una comunicazione capillare e riservata (punto a punto) con il singolo e dall’altro una comunicazione collettiva allargata a tutti.
Tutto questo si traduce in operazioni di routine svolte in modo più agevole dalla dirigenza, non solo per quanto riguarda la flessibilità suddetta ma anche per tutto quanto concerne i turni ordinari di lavoro e, altra parte fondamentale, per quanto riguarda la pianificazione ferie.
Le varie richieste ferie, in un’azienda con centinaia di dipendenti come quella in oggetto, prevede solitamente una complicata elaborazione di dati da incastrare tra loro: il portale va-lentina permette di effettuare una simulazione di allocazione delle persone sui turni di lavoro, tenendo presenti i giorni liberi richiesti in modo da poter dare il consenso o meno.
Rilevante è infatti la funzione timesheet produzione e calendario turni la quale, tramite un interfacciamento diretto con i sistemi HR, consente ai responsabili di produzione di pianificare le squadre delle linee produttive.
Grazie anche alla sensibilità dell’attuale capo HR, la quale ha voluto questo progetto, attraverso questo strumento si sono ottenuti risultati importanti sia per dipendenti che per la dirigenza, che si avvicina ai dipendenti e li coinvolge tramite un informazione continua di ogni evento aziendale grazie ad un sistema di notifiche puntuale e chiaro.
Sempre in quest’ottica di attenzione e sensibilità verso la percezione dei lavoratori, l’intranet va-lentina è stata ideata con una grafica attraente e ludica, che gioca sull’utilizzo di vari doodle e che già dal nome si rende amichevole, quasi a farsi voler bene: va-lentina (contrapposizione ironica con la velocità dei turbocompressori prodotti).
La grafica del portale cambia in base all’occasione o periodo dell’anno, pr cui l’interfaccia muta e si contestualizza (ad es. Natale, Halloween, eventi aziendali e ricorrenze interne).
Il risultato finale del progetto va-lentina è:
Il successo di va-lentina è evidente: è ormai una soluzione insostituibile ed è in continua evoluzione, perfettamente integrata con gli altri sistemi interni, a dimostrazione di come un software ad uso interno, molto articolato e con finalità molto serie, possa avere un taglio ricreativo e davvero gradevole.
Dati riferiti al primo periodo di utilizzo