Servizio per gestire le esigenze dei dipendenti
Esser presenti, anche nelle assenze
Esser presenti, anche nelle assenze
Servizio per gestire le esigenze dei dipendenti
FeriePermessi è un progetto che vede la luce grazie all’attenta riflessione di un responsabile aziendale dell’ufficio del personale, il quale, durante la sua esperienza nel settore, ha notato come la gestione delle assenze dei dipendenti generasse difficoltà non indifferenti all’ufficio predisposto e in generale a tutta l’azienda.
A risentire di un’eventuale mala gestio è infatti la produttività, la cui costanza è minata dalla difficoltà di garantire il coordinamento tra le sezioni, dal sovrapporsi delle richieste e dai rallentamenti dovuti alla gestione fisica di ogni singola procedura. La sezione risorse umane è così obbligata a nominare un apposito numero di unità che seguano i singoli passaggi dell’iter di concessione: dalla presa in carico delle richieste all’eventuale raccolta di motivazioni scritte quali le certificazioni mediche, fino alla programmazione del calendario stesso.
In questo contesto, FeriePermessi punta a velocizzare questo processo aziendale attraverso l’automatizzazione della richiesta, aiutando la gestione delle assenze e riducendo gli errori. Il tutto in modo gratuito.
Per ovviare ai problemi sopra elencati, il cliente Neosidea era alla ricerca di uno strumento che si adattasse con semplicità a tutti gli organigrammi aziendali: dai più stratificati delle grandi aziende ai più semplici delle piccole imprese, passando per quelli appartenenti a realtà le cui dinamiche e tempistiche di richiesta cambiano a seconda della sezione aziendale.
La gestione delle richieste di ferie o permessi doveva trasformarsi da fisica ad automatica, in modo da semplificarne il processo, ridurne i tempi di presentazione e accettazione e facilitarne la pianificazione. La digitalizzazione era necessaria per superare il lavoro svolto prevalentemente su carta, la cui problematica logistica principale era legata ai numerosi documenti e alla particolare attenzione che doveva essere prestata.
Occorreva infine aiutare la comunicazione tra i dipendenti, gli uffici preposti e gli amministratori, senza che la nuova soluzione fosse invasiva o rischiasse di sforare i limiti preposti dalla legge in materia.
Lo strumento pensato e realizzato da Neosidea è costruito attorno a questi bisogni, concretizzando quella che nella mente del responsabile del personale era un’idea potenzialmente innovativa. Il software lavora su due fronti: uno rivolto ai dipendenti che vogliono fare domanda di ferie o di permesso, l’altro dedicato agli amministratori e ai responsabili incaricati di gestire tutto il processo di approvazione. Quest’ultimo, è anticipato da una fase iniziale in cui ogni azienda pre-imposta:
-Un calendario che indichi gli orari di ufficio e i giorni prestabiliti di apertura e chiusura, siano essi per festività o per chiusure forzate o programmate.
-I propri referenti incaricati di gestire e approvare le richieste dei dipendenti, anch’essi inseriti nel database, individuando eventualmente diversi responsabili a seconda del reparto.
-Le giustificazioni predefinite in caso di richiesta di permesso e il monte ferie disponibile per ogni dipendente.
Una volta creato il database aziendale all’interno del sito, esso viene aggiornato di volta in volta che una richiesta viene approvata, stornando dal monte totale del dipendente il numero di ore o i giorni di assenza goduti, notificando l’amministratore dell’assenza futura. La richiesta segue un workflow i cui tempi sono nettamente abbattuti rispetto al metodo su carta: il dipendente infatti, indifferentemente dalla sua posizione geografica e disponibilità a recarsi fisicamente in azienda, può compilare il form predisposto comodamente da casa, sia dal computer che da cellulare, grazie al design responsive del sito che si adatta a qualunque device.
La richiesta è inoltrata e notificata in tempo reale al referente preposto, il quale inizia il ciclo di valutazione e approvazione consultando la disponibilità del calendario e iniziando a pianificare eventuali interventi di sostituzione; anche ad egli è permesso l’utilizzo da mobile. Una volta accettata la richiesta, il dipendente è immediatamente avvisato e il suo storico sul database aggiornato, così da essere consultabile anche dagli amministratori. Il sistema di messaggistica previsto, tramite e-mail permette un contatto continuo e diretto tra le parti.
La velocizzazione del processo tramite automazione, la riduzione degli errori e il maggiore coordinamento tra i diversi livelli aziendali ha giovato a tutte le realtà che hanno usufruito del servizio Ferie e Permessi, un servizio-online gratuito che tende una mano al mondo HR.