Costituire e governare un'impresa con strumenti Open Source
È davvero possibile gestire la propria impresa solo con strumenti gratuiti?
Informatizzare la propria impresa senza spendere nulla per le licenze del software è possibile.
Le licenze d'uso si dividono principalmente in tre categorie:
- licenze d'uso commerciali
- licenze d'uso freeware
- licenze open source
Le prime sono quelle che tutti conosciamo che gravano sui nostri bilanci quando acquistiamo un prodotto commerciale, cito come esempio il software di produttività più diffuso al mondo Microsoft Office. Queste licenze offrono alcuni vantaggi di aggiornamenti, continuità dei rilasci e assistenza tuttavia hanno un unico non trascurabile difetto... il prezzo.
Le seconde licenze d'uso sono normalmente concesse dai produttori di software ai propri clienti o per provare un loro prodotto o per rilasciare dei prodotti limitati a costo zero per i clienti. Queste licenze non consentono di acquisire il software per poterlo implementare o personalizzare ma solo l'uso per cui quest'ultimo è stato progettato e la maggior parte delle volte si crea la situazione nella quale per passare alla versione professionale e quindi più adatta ad un uso aziendale è necessario passare alla licenza commerciale.
L'ultima tipologia di licenza, o meglio di approccio, è quella open-source. Open source letteralmente significa a codice aperto ovvero il cui codice sorgente, l'insieme delle istruzioni che il programma esegue, è disponibile a chiunque ne faccia richiesta. La prima osservazione da fare è che il software open source è solitamente sviluppato da gruppi di programmatori liberi, quindi non necessariamente esiste una struttura di riferimento nel caso in cui questo presenti malfunzionamenti o comportamenti inaspettati.
Il primo suggerimento è quello di riferirsi sempre a software open source molto diffusi o progetti consolidati, cosìcché, se la vostra impresa necessitasse di personalizzazioni o assistenza, possiate individuare con facilità dei professionisti o delle aziende che sappiano operare su tali sistemi.
Vediamo in dettaglio alcuni i principali software di cui necessita un impresa tipo.
La prima necessità è quella di avere un sistema operativo per ogni postazione di lavoro.
Se acquistate un computer portatile normalmente vi viene fornito con Microsoft Windows o con il sistema Apple Mac OS. In entrambi i casi non avete bisogno di installare alcun sistema operativo aggiuntivo o sostitutivo.
Nel caso in cui invece voleste risparmiare sulle licenze, è possibile acquistate i pc senza sistema operativo ed installate una delle tante distribuzioni Linux. Le più consigliate sono Ubuntu* (per operatori meno esperti) o Debian* (per operatori più esperti).
La seconda necessità è quella di disporre di un software di produttività come Microsoft Office, ma nell'ottica open source.
Per questa esigenza è possibile utilizzare Libre Office*, soluzione molto completa che contiene un word processor, un foglio di calcolo, un software per le presentazioni ed un simil-database.
In aggiunta, è consigliabile aggiungere un client di posta elettronica, su cui non è il caso di dedicare molto spazio poiché la scelta è veramente ampia e le differenze sono minime. In questo caso è sufficiente fare una breve ricerca in rete per trovare la soluzione più adatta alle proprie esigenze.
Ora ogni postazione di lavoro è pienamente operativa in quelle che possono essere le attività di routine. Facciamo ancora un passo in avanti e vediamo quali software open source potete utilizzare per l'amministrazione e la gestione della vostra attività.
Anzitutto è importante dotarsi, nel caso di più operatori, di un server mediante cui gestire la rete e la condivisione di file, cartelle, stampanti e fax. Non risparmiate sul server, perché sarà lui a gestire tutti i dati della vostra impresa e una settimana di fermo del server vi costerà molto di più che non acquistate sin da subito una macchina adatta allo scopo.
I requisiti che deve avere un server sono prestazionali e di persistenza delle informazioni, i primi sono strettamente dipendenti dalle vostre esigenze mentre i secondi sono una prerogativa per poter considerare la macchina un server. Per persistenza delle informazioni si intende la capacità del server di mantenere integre e/o recuperabili le informazioni anche in caso di guasto. Accertatevi che il server che state andando ad acquistare disponga di un sistema raid su più dischi ed un sistema di backup su supporti esterni.
Come anticipato il server rappresenta il supporto fisico su cui verranno collocate le informazioni dell'azienda, per gestirle in modo efficiente però è necessario che vengano installati una serie di software che vi consentano la massima produttività per ogni processo della vostra impresa. Le esigenze in questo senso possono spaziare dal sistema di contabilità a soluzioni crm, in questo articolo l'attenzione sarà concentrata sulle soluzioni crm che, nel caso di piccole imprese, soddisfano anche la contabilità minima.
Esistono diverse soluzioni crm open source per la gestione delle vendite e del rapporto con i propri clienti, scadenze e fatturazione. Un prodotto che negli ultimi tempi si è diffuso molto per la sua semplicità d'uso e di configurazione è il VTiger*.
VTiger è un crm gratuito ed opensource che gira in ambiente web con supporto mysql ed è derivato da un crm un po' più articolato, sugar crm.
Potete scaricare ed installare VTiger direttamente dal sito internet del prodotto. Scaricato e configurato il crm sulle vostre esigenze sarete nella condizione di poter operare dimenticandovi per sempre ogni tipo ci costo di licenza, mantenimento od aggiornamento del software.
Alla domanda: è possibile realizzare un'impresa senza spendere un solo euro di licenze per il software?
La risposta è sì. Ma attenzione, per dovere di cronaca è importante notare che esiste anche un rovescio della medaglia... l'efficienza del vostro sistema informatico dipende, sia basato su open source sia basato su licenze commerciali, dalle competenze di chi ve lo configurerà ed installerà, quindi cercate delle persone molto competenti perché il più grande vantaggio di non pagare le licenze non è spendere meno, ma poter recuperare quei soldi per poter comprare un servizio di assistenza e configurazione più qualificato e di alto livello.
Credete sia meglio avere un'automobile più modesta, ma che se non offre le prestazioni attese i meccanici vengono dove vi trovate per riparare al guasto, oppure avere un'automobile di lusso ma dover aspettare mezza giornata che qualcuno intervenga se vi si ferma in autostrada?
Ricordate che l'efficienza ha un costo, ma è anche il maggior valore percepito dai vostri clienti.
* Di seguito trovate i link da cui poter scaricare i software citati in questo articolo
[SISTEMA OPERATIVO] www.ubuntu.com
[SISTEMA OPERATIVO] www.debian.org
[SISTEMA OFFICE] www.libreoffice.org
[SOLUZIONE CRM] www.vtiger.com
[SERVER WEB] www.apache.org
[SERVER DATABASE] www.mysql.com
[PROGRAMMAZIONE] www.php.net