Firma grafometrica e dematerializzazione, che coppia!
Firmare con sollievo ![Firma grafometrica e dematerializzazione, che coppia!]( "Firma grafometrica e dematerializzazione, che coppia!")
Seconda tappa del viaggio attraverso la galassia della firma grafometrica.
Come abbiamo visto nel nostro precedente articolo, la firma grafometrica è un “insieme di dati in forma elettronica allegati a un documento informatico” che consentono l'identificazione e la connessione univoca al firmatario, normata di recente dal Governo con il DPCN 22 febbraio 2013.
Ha lo stesso valore legale della firma autografa e permette l'identificazione dell'utente attraverso parametri ben precisi: ritmo, accelerazione, inclinazione, pressione, velocità.
Ma perché è così importante?
La firma grafometrica e le sue diverse applicazioni portano con sé un bagaglio di utilità alle aziende assolutamente fondamentale, utile a snellire processi, rendere più rapide le procedure e soprattutto ridurre i costi:
- SNELLIMENTO DEI PROCESSI AZIENDALI INTERNI: i flussi di documentazione interna, nei quali l’operatore compila a video i moduli e firma grafometricamente, possono essere gestiti senza necessità di stampare la carta e archiviarla chissà dove. E’ la cosiddetta e tanto auspicata “dematerializzazione”: meno documenti stampati, meno archivi da gestire, un risparmio notevole di risorse, e una più rapida evoluzione delle attività connesse.
- FIRMA VIA TABLET: avete presente i processi di ritiro materiali, i prelievi da magazzino e altri processi similari? Bene, scordatevi moduli stampati, firme su carta, archivi da gestire. La firma su un dispositivo elettronico può sostituire tutto questo, dando piena attuazione a questi processi in tempi rapidissimi, e con lo stesso valore della firma “vecchia maniera”.
- FIRMA IN TEMPO REALE: fino ad ora abbiamo parlato di applicazioni “interne” all’azienda. Ma anche nelle attività “esterne” la firma grafometrica fa la differenza. Un esempio? Un agente che chiude un contratto, sarà in grado in mobilità, tramite tablet, di compilare moduli elettronici in tempo reale con i dati del cliente, facendoli firmare con firma grafometrica, quindi con il medesimo valore legale, a perfetto perfezionamento del contratto stesso.
Oppure ancora, rapporti di intervento di qualsiasi genere, perfezionamento e conferme di consegne, firmati in tempo reale presso la sede del cliente … il tutto senza ricorrere ad alcun modulo cartaceo da conservare ed archiviare! Comodo, vero?
- CONSENSI PRIVACY: La gestione della privacy e dei dati sensibili è nel nostro paese una delle maggiori fonti di produzione di documenti cartacei. Proviamo ad immaginare una situazione in cui i clienti (o pazienti di studi medici, o sottoscrittori di polizze di assicurazione, o di contratti bancari) firmino i consensi per il trattamento della privacy: non sarà più necessario emettere e stampare alcun documento cartaceo, con l’ausilio della soluzione grafometrica.
- GESTIONE SOTTOSCRIZIONI: Grazie alla firma grafometrica è possibile rendere digitali anche quei documenti che possiedono delle sottoscrizioni, poiché la grafometria prevede la registrazione di tutti i dati biometrici identificativi del sottoscrivente. Non va dimenticato, infatti, che la normale scansionare o “dematerializzazione” di un foglio di carta con una firma autografa in fase di contenzioso o di verifica, offre meno elementi di valutazione (ad es. la pressione) per stabilire se quella firma corrisponde esattamente alla persona che ha sottoscritto il documento.
- CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: Un documento che riporta una firma grafometrica è omologato per la conservazione sostitutiva: una procedura legale e informatica regolamentata dalla legge in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una “rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico” (delibera CNIPA 11/2004). La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permettere alle aziende e all'amministrazione pubblica un importante risparmio sui costi per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
La dematerializzazione: ma come facevamo prima?
Interessanti queste applicazioni, vero? Solo alcuni esempi, questi, che testimoniano quanto le aziende non possano più fare a meno del digitale e, in particolare, della firma grafometrica. Sembra impossibile comprendere come, fino ad ora, sia stato possibile e necessario gestire archivi di proporzioni gigantesche, e che tutto sia più facilmente gestibile con la digitalizzazione della firma, e la conseguente eliminazione della carta.
Oggi la dematerializzazione dei documenti si è fortunatamente diffusa. Sempre più aziende si affidano in toto a una gestione elettronica. E’ chiaro come archiviare il cartaceo o digitalizzare i contenuti a posteriori sia un modello superato e dispendioso.
E’ necessario sviluppare un document management quanto più agile possibile (e quanto più integrato nel sistema informativo aziendale), e in questo la firma grafometrica, e gli strumenti ad essa funzionali, sono la soluzione principale al problema di autenticità di documenti elettronici.
Ma di questi strumenti parleremo nel prossimo appuntamento.