I vantaggi della firma grafometrica nelle PMI
Firma Elettronica Avanzata a mezzo Grafometria (o Firma Grafometrica)
Ogni contesto aziendale, in realtà più o meno strutturate, prevede una serie di passaggi "burocratici" necessari alla gestione dei propri processi interni ed esterni.
Riportando un esempio pratico: per poter considerare un ordine di acquisto approvato dovrà essere stato sottoscritto un contratto tra le parti coinvolte. Tale firma definisce l'accettazione di una serie di condizioni riportate all'interno del documento sottoscritto sia dalla parte offerente che dalla parte acquirente.
E' una condizione molto comune, facilmente riportabile nel proprio contesto aziendale, indipentemente dalla dimensione della propria realtà e che accomuna moltissime procedure sia interne che esterne ma ciò che nasconde questo "gesto" naturale è un prcesso molto articolato.
Utilizziamo questo contesto come esempio per poter approfondire cosa si nasconde dietro ad una semplice firma.
La genesi: Costruiamo il documento. Per farlo normalmente provvediamo alla stesura mediante strumenti digitali di video scrittura, sistemi aziendali di office automation o altro ancora.
La "materializzazione": Stampiamo il documento. Per poterlo firmare e far firmare il documento dovrà essere stampato e firmato da entrambe le parti coinvolte, nel nostro caso.
La firma: Raccolta della firma presso il cliente o in sede. Questo è il passaggio più naturale e che deve essere spontaneo e semplice per qualunque soggetto coinvolto.
La "dematerializzazione": Stoccaggio del documento. Il documento una volta firmato produrrà come risultato un'azione da parte di uno dei due soggetti e per eventuali controversie ed in generale per avere completezza sulle condizioni attuabili per quell'azione dovrà essere conservato per un tempo variabile dal minimo della durata dell'esecuzione dell'azione concordata ad un tempo potenzialmente illimitato. Per questa ragione solitamente il documento viene riportato in formato digitale per poterlo archiviare senza costi di stoccaggio fisico e per facilitarne la reperibilità nel tempo.
La conservazione: Una volta riportato in formato digitale, il documento dovrà essere conservato nel tempo con la piena garanzia che non venga corrotto o alterato. Per questa ragione, per molte tipologie di documenti, si richiede la conservazione sostitutiva, materia trattata anche normativamente per l'ambito fiscale e non solo.
Quindi per ogni documento che provvediamo a sottoscrivere, dal contratto alla semplice accettazione o presa visione della privacy, tutto il flusso documentale prevede almeno i passaggi succitati con un costo di gestione molto elevato e soprattutto con una grande dispersione di risorse trasportando il documento dal formato digitale ad analogico per poi tornare ad essere riportato da analogico a digitale.
Proprio per questa ragione la firma elettronica avanzata a mezzo grafometria (FEA) assume un'importanza strategica nel processo aziendale sia per le PMI sia per le realtà più grandi. Poter avere un flusso completamente gestito da procedure informatizzate riduce i tempi complessivi di esecuzione del processo e riduce significativamente le possibilità di errore umano oltre che garantire l'intera filiera del documento.
Oggi la firma grafometrica ha cominciato a diffondersi in modo "prepotente" nelle grandi realtà per documenti sensibili ma la sua applicazione nelle piccole e medie imprese ha ancora un grande spazio di diffusione facilitata anche dai costi tecnologici sempre più concorrenziali.
Nell'esempio di cui discusso in questo breve articolo già è evidente il grande vantaggio offerto da questa tecnologia, ma se lo si riporta in condizioni ancor più complesse come firme in mobilità (lontani dalla propria sede), firme di modelli standard, firme di variazioni contrattuali prodotte al momento della sottoscrizione, ecc. diventa ancora più lampante l'enorme agevolazione offerta dalla tecnologia suddetta alle proprie procedure aziendali.
Per avere maggiori informazioni sulla FEA ed in particolare su molti esempi di applicazione di questa tecnologia in varie tipologie di impresa indico di seguito due riferimenti:
AIFAG (Ass. Italiana Firma Elettronica Avanzata Biometrica e Grafometrica). www.aifag.org
NEOSIGN (Società del gruppo Neosidea specializzata nelle soluzioni Grafometriche). www.neosign.it