Portali aziendali: una porta su efficienza, successo ed organizzazione
La risposta web al bisogno di comunicazione diretta e di scambio di informazioni nelle aziende
Cos’è un portale aziendale?
Il portale aziendale, o intranet aziendale, è un raccoglitore organizzato di tutte le competenze e le informazioni che circolano tra i singoli gruppi di lavoro, tra i singoli dipartimenti e addirittura tra i singoli soggetti di un’azienda.
Quasi tutte le imprese oggi si trovano a dover gestire un volume di informazioni davvero esteso, derivante dai processi più disparati in base alla propria realtà. L'amministrazione del personale che deve notificare, chiedere, operare e gestire richieste e documenti da e per ogni singolo dipendente, o capi reparto che devono fare da collegamento tra il management e i singoli utenti: solo 2 esempi di mille altre situazioni nelle quali le informazioni passano di mano in mano come in un telefono senza fili, dove ognuno riporta la frase che ha sentito dalla sua sinistra alla sua destra, e dove puntualmente si arriva alla fine del giro che non tutta la frase è completa, ma addirittura distorta.
L’adozione di un portale intranet interno alla propria azienda consente non solo di raccogliere le informazioni “degne” di essere immagazzinate a futura memoria, ma è uno strumento attivo che segue l’evoluzione aziendale nei propri processi creando la cultura della condivisione delle informazioni, e la creazione di competenze persistenti ed aggiornate.
Quali problemi può risolvere in azienda?
Gli ambiti di impiego di un portale aziendale sono i più disparati: tutti quelli che richiedono una consapevolezza condivisa delle azioni dell’azienda verso i propri dipendenti, e viceversa.
Un portale intranet, infatti, rende obbligatoria una situazione di comunicazione diretta e capillare che non potrà più essere ignorata o volontariamente trascurata.
Prendiamo esempio da “casi” di vita aziendale reale e quotidiana: le risorse umane hanno bisogno di comunicare a tutti i dipendenti di un’area che, a seguito di una manutenzione straordinaria su un macchinario, i turni di lavoro per un dato giorno saranno spostati/eliminati.
Ad oggi vige la regola del “leggi la bacheca”, e se non ci sei trova qualcuno che la legga per te e ti chiami per parlarti di questo annuncio, o di notizie simili.
Con un portale aziendale, questa informazione potrebbe essere inviata rapidamente e puntualmente a tutti gli interessati via mail, o con un sms, eliminando ogni eventuale rischio di “non sapevo” - “non ho letto” - “ma io non c’ero”, garantendo la certezza che il messaggio venga consegnato ai destinatari.
Avere un sistema che consenta all’HR di eseguire una comunicazione capillare mediante i canali più diffusi, , consente di essere più efficienti e di diffondere i messaggi di interesse in maniera puntuale ed efficace: ferie, turni, notizie, valori aziendali, comunicazioni etc…
E’ solo un esempio, questo, che specifica come un portale aziendale sia uno strumento indispensabile per migliorare l’organizzazione della comunicazione e delle attività condivise di tutti i reparti: la gestione delle fatture per l’amministrazione, la comunicazione per l’HR, i progetti condivisi per il reparto tecnico, la conservazione sostitutiva dei documenti, e così via.
Il portale, strumento di collaborazione per eccellenza, permette di ricevere ed inviare comunicazioni capillari e in tempo reale, lavorare su documenti condivisi e salvati in luoghi accessibili ma protetti, reperire informazioni essenziali “qui ed ora”, creare una cultura di condivisione che permette dialogo e collaborazione internamente alle diverse divisioni e con un approccio cross-funzionale.
Molti vantaggi! Ma quanto mi costa?
Spesso una delle perplessità maggiori sull’introdurre un portale intranet nella propria azienda riguarda la necessità di creare un’infrastruttura onerosa da acquistare e mantenere, non diversa da tutti i costi sostenuti nell’acquisizione di software gestionali o specifici per il proprio business. Invece il portale interno è uno strumento che, nonostante possa facilitare le comunicazioni a tutti i livelli dell’impresa, non richiede una infrastruttura complessa né tanto meno costosa.
Le soluzioni che Neosidea adotta per i portali intranet sono strumenti dotati di grande integrazione con i software già presenti dai nostri clienti, quali ad esempio sistemi documentali, sistemi gestionali e di progettazione, CRM. Una delle prime necessità che desideriamo soddisfare con l’installazione di un impianto di questo tipo e creare una sorta di canale preferenziale di accesso alle informazioni di proprio interesse semplice, veloce e sempre accessibile.
Per venire in contro anche alle realtà meno numerose, ma che hanno le medesime necessità di quelle più strutturate, possiamo creare una versione cloud del proprio portale aziendale, per il quale garantiamo la massima sicurezza nella protezione delle informazioni . Una soluzione “leggera” ma che allo stesso tempo offre il grandissimo vantaggio di poter essere utilizzata simultaneamente sia dagli operatori in sede sia da coloro che si trovano lontani dalla propria postazione di lavoro, con un PC o anche semplicemente con uno smartphone o un tablet.
Ho un’azienda di dimensioni modeste. Potrebbe essere utile anche per me un portale?
I portali aziendali non sono soluzioni riservate alle grandi aziende. Sempre di più, si stanno diffondendo tra le PMI che devono poter gestire con efficienza tutto il sapere aziendale commessa per commessa, prodotto per prodotto.
Risale a poche settimane fa un nostro intervento in un’impresa di piccole dimensioni, con non più di 30 dipendenti, che ha adottato un portale intranet per poter centralizzare sia le informazioni della produzione (fogli ore, manuali d’uso dei macchinari, documenti di intervento, pianificazioni di produzione, ecc.) sia le informazioni di gestione (documenti di progetto, schemi elettrici, documentazione contrattuale, modelli di preventivo, ecc.). Obiettivo: conservare e diffondere il più efficacemente possibile tutte quelle informazioni presenti in azienda che rendono possibili le attività quotidiane, e concorrono, quando diffuse nei tempi corretti, alla buona riuscita e al successo dell’attività aziendale stessa.
A poche settimane dall’installazione, il risultato è stato raggiunto pienamente, consentendo una crescita lineare e sempre più ampia delle funzioni aziendali fondamentali.
Il patrimonio informativo e la competenza sviluppata ed accresciuta di giorno in giorno è uno dei valori più importanti che un’azienda possiede e che ha la responsabilità di proteggere e garantire.
I portali aziendali consentono proprio di valorizzare al massimo questo aspetto, rendendo raggiungibile in modo semplice e veloce tutte le informazioni e il know-how aziendale, e aiutando a svolgere il proprio lavoro al meglio, con la massima efficienza possibile.