Smart working
Alcuni utili consigli per ottimizzare il lavoro da casa
Ormai è ufficiale: con il nuovo dpcm, che entrerà in vigore a partire dal 4 maggio, inizierà la cosiddetta “fase 2”. Una fase che poco cambierà rispetto a quella precedente per quanto riguarda gli spostamenti dei cittadini, ma che ha invece molte novità sul fronte lavorativo.
A partire dalla prossima settimana, infatti, riprenderanno l’attività manifatturiera e l’edilizia, per poi passare all’apertura graduale di tutti gli altri settori.
Si stima che da lunedì 4 maggio addirittura 3 milioni di italiani torneranno a lavorare dopo mesi difficili, di incertezza e decrescita economica. Una buona notizia, ma la verità è che la battaglia al covid-19 è ancora lontana dall’essere vinta.
Per questo, le aziende a cui ancora non è permesso di riaprire o quelle che non possono assicurare il rispetto delle norme di sicurezza previste per i luoghi di lavoro, continuano e continueranno ancora per un po’ a chiedere ai propri dipendenti di praticare il “distanziamento sociale” principalmente lavorando da casa.
Lo smart working è infatti tra i principali protagonisti di questa emergenza, proprio a causa della necessità - avvertita fin dalle primissime settimane - di lavorare da casa per proteggere i dipendenti e rallentare l’epidemia del coronavirus.
D’altronde, il consiglio degli esperti è ben chiaro: chi può, continui a lavorare da casa.
Qualcuno ci era già abituato, per cui il virus non ha fatto altro che consolidare ciò che di fatto era una prassi. Tuttavia, molti altri hanno dovuto avventurarsi per la prima volta nel magico mondo dello smart working, che – come tutte le cose - ha i suoi pro (soprattutto se lo si mette in relazione alla sostenibilità ambientale) e i suoi contro. In particolare, sembrerebbe che l’uso sbagliato o maldestro dei potentissimi strumenti tecnologici che possediamo oggi possa portare più danni che benefici.
Per questo, è necessaria una sorta di “educazione allo smart working”.
L’esperienza è come sempre la miglior maestra, ma noi crediamo che qualche consiglio possa essere utile.
Ecco alcune dritte per chi si approccia allo smart working per la prima volta:
- Parti con il giusto spirito
Avere l’attitudine giusta è fondamentale. Niente paura né timori: lo smart working ti darà una certa indipendenza che potrà essere gestita solo con fiducia in te stesso e nelle tue capacità.
Nel momento in cui avrai la possibilità di gestire da solo orario e luogo di lavoro, inoltre, dovrai necessariamente imparare ad essere dinamico e flessibile.
- Procurati gli strumenti adatti
Non lavorare più in ufficio può essere un bene, ma potrebbe anche complicare le cose.
Abitudini, strumentazione e comfort ambientale sono infatti fattori che potrebbero influire positivamente o negativamente sulla produttività.
Dunque, se non lo possiedi già o non ti è fornito dall'azienda per cui lavori, scegli – magari consultandoti con colleghi e professionisti - un buon portatile ed anche uno smartphone con gran potenza. Ti aiuteranno a lavorare senza intoppi quando sarai in luoghi in cui scarseggiano le connessioni.
Allo stesso modo, scegli con cura i programmi e la strumentazione tecnica da acquistare/noleggiare.
Last but not least: la connessione Internet. Lavorando al di fuori dell'ufficio potresti avere bisogno di un Internet provider che ti consenta una connessione stabile e veloce.
- Organizzati
L’organizzazione di orari e compiti è un concetto fondamentale per ogni situazione lavorativa e non.
Inizia con lo stilare un piano lavorativo, prendi un’agenda, il calendar o lo strumento che vuoi e inizia a segnare appunti, appuntamenti e scadenze. Tutto sarà più semplice.
Stilare una to-do list di mansioni da smarcare è, infatti, fondamentale per un corretto smart working.
Inoltre, se si desidera riuscire a gestire tutte le incombenze della giornata, quando si lavora fuori ufficio e in modalità flessibile è importante pianificare anche le commissioni personali in modo da avere una chiara visione di cosa fare nella giornata e non creare conflitti d’agenda.
- Organizza spazi fisici
Anche fuori dall’ufficio è necessario ricavarsi uno spazio esclusivamente dedicato al lavoro, preferibilmente ordinato e ubicato in un’area che non presenti distrazioni.
- Mantieni un flusso di comunicazione costante con il tuo team
Se una delle tue preoccupazioni è quella di rimanere isolato dal resto del team, non devi temere.
Mantenere un flusso di comunicazione interno costante in smart working è possibile: puoi infatti affidarti alle tante applicazioni che permettono di aggiornarsi, informarsi, rimanere in contatto con i colleghi e sentirsi parte dell'azienda anche da remoto.
A seconda del fine, alcuni strumenti sono più adatti di altri:
Per informazioni routinarie: e-mail e instant messaging
Per sessioni di brainstorming o condivisione di informazioni personali, in cui è fondamentale avere un rapporto umano: contatto telefonico o video conference
- Non esagerare con il multitasking
Il rischio dello smart working è la dispersione di concentrazione e di tempo. È importante sviluppare un progetto e portarlo a termine in modo qualitativo. Solo dopo averlo terminato, concentrarsi sul successivo.