Smart working | parte II
Gli strumenti essenziali per lavorare da casa
Dopo aver svelato alcuni preziosi consigli per ottimizzare il lavoro da casa, torniamo oggi sull’argomento smart working per parlare, invece, degli strumenti che possono aiutarci a rendere questa modalità di lavoro più semplice e naturale possibile.
Che cosa non può assolutamente mancare nella “cassetta degli attrezzi” di uno smart worker provetto?
Delle pantofole comode, innanzitutto.
Scherzi a parte, alcuni strumenti riescono a fare davvero la differenza ed è quindi importante imparare a scegliere quelli giusti, o meglio, quelli adatti alle nostre esigenze.
Il loro uso scorretto o maldestro, inoltre, il più delle volte porta più danni che benefici.
È quindi bene fare attenzione non solo a “cosa” si usa, ma a “come” lo si usa.
L’ufficio è uno spazio fisico che, per quanto grande possa essere, è però limitato. Tralasciando qualche eccezione, in ufficio si hanno infatti contatti diretti con i colleghi, almeno quelli più prossimi alla propria scrivania e quindi quelli che, a logica, fanno parte del tuo team e lavorano al tuo stesso progetto (o progetti analoghi).
In smart working, invece, questo rapporto viene meno. I colleghi non sono più a portata di un bisbigliato “Posso disturbarti un attimo?”
Tale modalità di lavoro prevede quindi il coordinamento di più persone dello stesso team e perciò ha bisogno di strumenti (disponibili su PC e smartphone) che devono favorire la condivisione e la modifica dei dati in tempo reale.
A breve vedremo i principali, ma prima è necessario fare alcune premesse.
Se non lo possiedi già o non ti è fornito dall'azienda per cui lavori, scegli - magari consultandoti con colleghi e professionisti - un buon portatile ed uno smartphone con gran potenza. Ti aiuteranno a lavorare senza intoppi quando sarai in luoghi in cui scarseggiano le connessioni.
Allo stesso modo, scegli con cura i programmi e la strumentazione tecnica da acquistare o noleggiare.
Last but not least: la connessione Internet. Lavorando al di fuori dell'ufficio potresti avere bisogno di un Internet provider che ti consenta una connessione stabile e veloce.
Una volta procurata l’infrastruttura fisica, ciò che ci serve sono i tool e le applicazioni tipiche dello smart working.
Passiamo ora in rassegna quelle davvero essenziali:
Skype
Tra le app per le videoconferenze, Skype la fa da padrone per la sua semplicità e la sua diffusione pressoché totale. Può infatti essere utilizzato anche da persone che non hanno dimestichezza con strumenti più complessi.
Altri tool per organizzare riunioni online possono essere:
- Hangout (integrato con Calendar)
- Cisco WebEx Meetings
- Microsoft Teams (compreso in Microsoft Office 365)
- Zoom
G Suite
I prodotti di Google (Drive, Docs, Sheets, Calendar, ecc…) sono strumenti estremamente funzionali allo smart working.
Basta solo creare un account Gmail e si accede a tutta una serie di utilissimi servizi.
Google Drive permette di immagazzinare ogni tipo di file o cartella e condividerla con altre persone.
Grazie a Docs è possibile creare un documento che può essere modificato in tempo reale da più individui e lo stesso vale per i fogli di calcolo con Sheets.
Tramite Calendar, infine, si può tenere uno scadenziario aggiornato per tutti i membri di un gruppo di lavoro e, come abbiamo già anticipato, fissare delle videoconferenze su Hangout.
Trello
Trello è lo strumento perfetto per organizzare il flusso di lavoro tra più persone.
Si tratta infatti di una piattaforma di task management che si ispira alla Kanban Board, pertanto è possibile suddividere le attività in board (lavagne) come meglio si crede. Ad esempio, creando tre lavagne che separano le attività da fare (TO DO), quelle in corso (DOING) e quelle concluse (DONE).
Ogni compito (task) rappresenta una scheda aperta in cui è possibile scambiarsi messaggi, inserire link o documenti e che può essere spostata nelle varie colonne che sono state create per identificare le fasi di lavorazione.
Slack
Slack rappresenta un ottimo sistema di messaggistica interna per un team: è possibile creare stanze separate per ogni cliente o progetto, espandere i singoli messaggi in discussioni più complesse e, all’occorrenza, integrare il tutto con altre piattaforme di condivisione file.
Telegram
Anche se ancora molto meno diffuso di WhatsApp, Telegram è sicuramente da preferire in ambito lavorativo.
Rispetto a WhatsApp, infatti, è perfetto per scambiarsi file di grandi dimensioni, funziona anche da desktop senza che il telefono sia sotto la stessa rete, può utilizzare i bot per creare note, moderare le conversazioni e molte altre cose.
Ora che abbiamo presentato i tool essenziali per lo smart working, è necessario concludere con una precisazione.
Gli strumenti sono senza dubbio utili, ma non sono tutto.
Per essere un ottimo smart worker bisogna soprattutto avere un determinato mindset.
Per lavorare bene, infatti, non è necessario essere in ufficio, ma avere la capacità di trasformare ogni luogo in un posto di lavoro. I tool possono facilitare, ma solo in un secondo momento.