Visual Management
L’importanza della componente visiva nella gestione dei processi
Il nostro cervello recepisce e interpreta le immagini molto più velocemente del testo scritto.
Quando visualizziamo un’immagine, infatti, vengono immediatamente attivate delle funzioni psichiche che ci permettono di riportare alla mente concetti, ricordi, associazioni logiche ed analisi più o meno approfondite.
Questo succede perché il linguaggio figurativo è un codice più naturale ed intuitivo della scrittura.
Vediamo un piccolo esempio per capire meglio di cosa stiamo parlando.
Tutti conosciamo Ikea, il colosso mondiale scandinavo che vende arredi e articoli per la casa, e allo stesso modo ad ognuno di noi sarà capitato almeno una volta nella vita di trovarsi a dover montare un mobile appena acquistato presso uno dei suoi negozi sparsi per il globo.
Scommetto che mediamente l’operazione non sarà durata troppo e non si saranno incontrati fastidiosi “intoppi” nella costruzione. Non è così?
Il motivo di ciò è molto semplice: le istruzioni fornite da Ikea sono principalmente di tipo non testuale, e quindi si presentano sotto forma di figure, schemi e semplici vignette.
La comprensione del meccanismo di assemblaggio dei mobili risulta più immediata poiché sin dalla tenera età siamo abituati ad apprendere attraverso le immagini che, se ci pensiamo, non è un caso siano l’elemento preponderante nei libri per bambini.
Il Visual Management nasce proprio dalla presa di coscienza del fatto che l’immagine abbia un’efficacia indiscutibile.
Perfettamente in linea con i valori della produzione snella, in quanto contribuisce a potenziare il principio delle 5S, il Visual Management è un approccio estremamente pratico di coordinazione intuitiva e rapida del lavoro.
Infatti, si tratta di una gestione a vista applicata ai processi che si basa sulla piena visibilità degli stati di avanzamento di questi, fornita agli attori del processo in tempo reale.
Proprio quest’ultimo passaggio è da considerare una fondamentale differenza rispetto alla Value Stream Mapping (VSM), un altro metodo legato alla Lean production che prevede la visualizzazione grafica di tutto quell'insieme di processi ed attività che concorrono alla realizzazione di un prodotto.
La VSM è uno strumento per il management, ovvero prevalentemente a servizio dei responsabili di gestione e organizzazione aziendale, mentre il Visual Management è principalmente uno strumento per i lavoratori, che deve essere presente direttamente “sul campo” per essere utilizzato in modo efficace.
È giunto ora il momento chiedersi quali siano i vantaggi di questo approccio e, di conseguenza, perché mai un’azienda dovrebbe iniziare a metterlo in pratica.
Per rispondere a queste più che legittime domande, bisogna ricordare che il Visual Management è uno strumento estremamente utile perché porta al miglioramento dell’organizzazione aziendale.
In concreto:
- rende viva e tangibile l’informazione dei risultati
- riduce lo scostamento tra le programmazioni preventive e quelle consuntive incrementando l’efficienza e riducendo le latenze
- aumenta la consapevolezza riguardo alle attività da svolgere e agli obiettivi da raggiungere
Grazie a lavagne informative magnetiche, tabelle, cartellini, etichette, tasche porta-documenti, cornici o veri e propri sistemi informatici, che usano simboli e colori standardizzati per identificare posizione dei prodotti, stato di avanzamento, posizione e manutenzione delle attrezzature, con poche intuitive informazioni si individuano i punti di miglioramento da applicare per risolvere prontamente le criticità nell’ottica di una riduzione degli sprechi, anche in termini di tempo.
Le metodologie di Visual Management sono numerose e molto diverse tra loro.
Inoltre, possono essere usate non solo in fase di svolgimento del processo, ma anche in fase di analisi dello stesso.
Ecco quali sono: